Datenschutzbestimmungen

Datenschutzbestimmungen

In diesen Datenschutzhinweisen legen wir Ihnen dar, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und nutzen. Diese Datenschutzhinweise gelten in Bezug auf alle Datenverarbeitungen in Zusammenhang mit Ihren Bestellungen bei uns, Ihrem Kauf und Ihrer Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen, dem Besuch unserer Webseite, der Inanspruchnahme unseres Kundenservices oder sonstige Interaktion Ihrerseits mit Nikon.

Wir bei Nikon respektieren die Persönlichkeitssphäre und den Datenschutz und sind uns bewusst, dass die gesetzeskonforme und ordnungsgemäße Verarbeitung personenbezogener Daten eine wichtige gesellschaftliche Verantwortung darstellt. Daher erklären wir, dass es unser Bestreben ist, den Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten. Die vorliegenden Datenschutzhinweise sind Teil der Konzern-Datenschutzerklärung von Nikon (www.nikon.co.jp/main/eng/privacy_policy.htm) und gelten für alle personenbezogenen Daten unserer potenziellen, gegenwärtigen und ehemaligen Kunden und Lieferanten sowie für Ihre Nutzung unserer Produkte und Dienstleistungen und unserer Webseite www.nikon.de oder Ihre sonstigen geschäftlichen Transaktionen mit der Nikon GmbH (nachfolgend „Sie/Ihnen/Ihre“). In diesen Datenschutzhinweisen legen wir dar, welche personenbezogenen Daten wir erheben und wie wir diese Daten nutzen. Wir bitten Sie daher, diese Hinweise aufmerksam zu lesen.

1. Wer sind wir?

Wir sind die Nikon GmbH, Tiefenbroicher Weg 25, 40472 Düsseldorf  Wir sind Teil des Nikon-Konzerns. Wir sind verantwortlich für die Erhebung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten wie in diesen Datenschutzhinweisen beschrieben. Bezugnahmen auf „Nikon“, „wir“ oder „uns/unsere/unser“ in diesen Hinweisen stehen, je nach Kontext, zusammenfassend für die Nikon GmbH. Datenschutzbeauftragter der Nikon GmbH ist SICODA GmbH, Oliver Gönner, E-Mail: dsb@sicoda.de; Telefonnummer: +49 (0)228 286 1406.

Wir haben die jeweiligen Verantwortlichkeiten zur Einhaltung geltender Datenschutzgesetze bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen unserer weltweiten Datenverarbeitungsaktivitäten in einer Vereinbarung festgelegt. Zur Ausübung Ihrer Rechte, also dem Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie dem Recht auf Widerspruch, oder wenn Sie Fragen oder Beschwerden bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, können Sie sich über die in Absatz 9 angegebenen Kontaktdaten an die Nikon GmbH (Deutschland) wenden. Die Nikon GmbH, die Nikon Europe B.V. und die Nikon Corporation werden sich erforderlichenfalls gegenseitig unterstützen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Rechte ausüben können und dass Ihre Fragen oder Beschwerden bearbeitet werden.

2. Welche personenbezogenen Daten erheben wir und wie nutzen wir diese?

Die von uns durchgeführten Datenverarbeitungen sowie die jeweiligen Verarbeitungszwecke haben wir in der im Anhang beigefügten Übersicht über die Datenverarbeitungen durch die Nikon Deutschland dargestellt. Um Ihnen Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, verwenden wir verschiedene Systeme. Nikon bietet Ihnen beispielsweise die folgenden Produkte und Dienstleistungen:  Nikon School, Nikon Imaging Space, Nikon Product Registration.

Sensible Daten

Einige der in der Übersicht im Anhang beschriebenen personenbezogenen Daten zählen gemäß anwendbaren Datenschutzgesetzen zu den sog. „besonderen Kategorien personenbezogener Daten“. So können z.B. Geburtsdaten zu den besonderen Kategorien personenbezogener Daten zählen. Diese Daten sind im Anhang „Übersicht über die Datenverarbeitung durch die Nikon GmbH“ beschrieben. Wir werden diese Daten nur insoweit verarbeiten, wie dies unter anwendbaren Datenschutzgesetzen zulässig ist.

Rechtsgrundlage

Nikon verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um Ihnen unsere Produkte und Dienstleistungen zur Verfügung zu stellen, um unseren gesetzlichen Pflichten nachzukommen oder wenn dies zur Erfüllung unserer berechtigten Interessen oder des berechtigten Interesses eines Dritten erforderlich ist sowie wenn wir Ihre entsprechende Einwilligung eingeholt haben.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen unsererseits oder eines Dritten verarbeiten, werden wir angemessene Maßnahmen ergreifen, damit Ihnen kein ungerechtfertigter Schaden entsteht. Berechtigte Interessen unsererseits sind z.B. die Verbesserung unserer Produkte und Dienstleistungen durch Speicherung von Kontaktdaten, die Reduzierung unserer Kosten, die Verbesserung unserer Newsletter und Webseiten durch Analysen darüber, welche Inhalte unserer Benachrichtigungen für Sie die höchste Relevanz haben, sowie die Absicherung unserer Dienste und Einrichtungen wie z.B. die im Anhang genannten Zwecke. Auf Anfrage erteilen wir Ihnen gern nähere Auskunft über unsere entsprechenden Interessensabwägungen. Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten aufgrund berechtigter Interessen unsererseits oder eines Dritten verarbeiten, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung jederzeit aufgrund Ihrer besonderen Situation zu widersprechen (vgl. Ziffer 7 „Ihre Rechte“).

Eine solche Zustimmung können Sie jederzeit widerrufen, indem Sie die spezifischen Anweisungen in Bezug auf die Verarbeitung, zu der Sie Ihre Zustimmung erteilt haben, befolgen, indem Sie die Einstellungen (sofern vorhanden) entsprechend ändern oder indem Sie uns über die in Ziffer 9 genannten Kontaktdaten bezüglich Ihrer Fragen zum Datenschutz kontaktieren.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten für andere Zwecke verwenden als den Zweck, für den sie ursprünglich erhoben wurden (und sofern die entsprechende Rechtsgrundlage hier nicht eine Einwilligung Ihrerseits oder die Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen unsererseits ist), werden wir sicherstellen, dass dieser weitere Zweck vereinbar ist mit dem ursprünglichen Zweck. Weitere Informationen bezüglich der Beurteilung dieser Vereinbarkeit erhalten Sie auf Nachfrage (siehe Ziffer 7 „Ihre Rechte“).

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung

Sofern wir für eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Ihre Einwilligung eingeholt haben, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1a der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1b DSGVO. Letzteres umfasst auch vorvertragliche Verarbeitungen.

Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Erfüllung einer unserer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1c DSGVO.

Sofern die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1f DSGVO.

3. Wie erheben wir Ihre Daten?

Der größte Teil der personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, sind Informationen, die Sie uns wissentlich unmittelbar oder über Dritte zur Verfügung stellen. Es gibt jedoch auch einige Fälle, in denen wir personenbezogene Daten von Ihnen verarbeiten, die wir aus anderen uns von Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen oder aus Ihren Interaktionen mit uns ableiten können oder die wir mit Ihrem Wissen von einer unserer Konzerngesellschaften oder einem Dritten erhalten haben (beachten Sie hierzu bitte Ziffer 4 „Weitergabe von Informationen“ sowie den Anhang).

Sollten Sie es ablehnen, uns solche personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen, die wir für die Durchführung des Vertrages oder die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung benötigen, sind wir möglicherweise nicht in der Lage, Ihnen die von Ihnen angefragten Dienstleistung vollumfänglich zur Verfügung zu stellen.

4. Weitergabe von Informationen

Wir werden einen Teil Ihrer personenbezogenen Daten vor Ort verarbeiten. Da wir jedoch ein weltweit operierender Konzern sind, beinhalten viele unserer (dadurch wirtschaftlich auch effizienteren) Geschäftsaktivitäten die Verarbeitung oder Zusammenführung Ihrer Informationen in spezifischen oder zentralen Datenbanken und Systemen, die sich in eigens geschützten Standorten überall auf der Welt befinden. Wir werden Ihre Informationen daher ggfs. an andere Gesellschaften des Nikon-Konzerns weitergeben. Dabei erfolgt die Erhebung, Nutzung, Weitergabe, der Empfang oder die sonstige Verarbeitung personenbezogener Daten durch jede der Nikon-Gesellschaften bzw. die Systeme und Datenbanken jedoch im Einklang mit geltenden Gesetzen, dieser Datenschutzrichtlinie sowie der Konzern-Datenschutzerklärung von Nikon (www.nikon.co.jp/main/eng/privacy_policy.htm) . Darüber hinaus gelten bei uns intern für die Verarbeitung personenbezogener Daten strenge Richtlinien in Bezug auf Zugriffsrechte, sodass nur ein begrenzter Kreis zugriffsberechtigter Mitarbeiter von Nikon nach dem sog. „Need-to-Know“-Prinzip Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhält.

In der Regel werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte außerhalb des Nikon-Konzerns weitergeben, außer an solche vertrauenswürdige Dritte, die in unserem Auftrag bestimmte Geschäftsfunktionen durchführen oder uns Dienstleistungen zur Verfügung stellen. Aufgrund entsprechender Vereinbarungen, die den Anforderungen geltender gesetzlicher Bestimmungen genügen, sind all diese Dritten dazu verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten angemessen zu schützen. Eine Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten kann auch im Falle von Ermittlungen erforderlich sein (z.B. Offenlegung zur Verhinderung von Straftaten oder Betrug, gerichtliche Anordnungen, gesetzliche Bestimmungen).

5. Sicherheitsmaßnahmen und Datenspeicherung

In Einklang mit unseren IT- und Sicherheitsrichtlinien wird Nikon Ihre personenbezogenen Daten sichern, sodass diese gegen unberechtigte Nutzung, unberechtigten Zugriff sowie Manipulation, Verlust oder Zerstörung geschützt sind. Ihre personenbezogenen Daten bleiben nur so lange gespeichert, wie dies für den Zweck, für den sie erhoben wurden, erforderlich ist; dies umfasst auch gesetzliche und steuerrechtliche Verpflichtungen sowie die Beilegung von Streitfällen. Die spezifischen Aufbewahrungsfristen für Daten haben wir in der im Anhang beigefügten Übersicht über die Datenverarbeitungen durch die Nikon GmbH aufgeführt.

6. Internationale Übermittlung personenbezogener Daten

Da wir ein weltweit operierender Konzern sind, werden Ihre personenbezogenen Daten ggf. an andere Nikon-Gesellschaften übermittelt oder an vertrauenswürdige Dritte in Ländern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, deren Gesetze möglicherweise in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten nicht dasselbe Datenschutzniveau bieten. Sofern erforderlich, wird Nikon dafür Sorge tragen, dass angemessene Schutzmaßnahmen bestehen, um den Anforderungen für die internationale Übermittlung personenbezogener Daten gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen zu genügen. Bezüglich der Übermittlung personenbezogener Daten in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums wird Nikon von der EU-Kommission anerkannte Schutzmechanismen verwenden wie etwa die Zertifizierung unter dem Privacy Shield oder die EU-Standardvertragsklauseln wie z.B. die Entscheidung 2004/915/EG „(EU-)Controller-to (Non-EU/EEA-)Controller (vgl. Art. 46 DSGVO)“. Sollten Sie eine Kopie dieser Sicherheitsmechanismen wünschen, kontaktieren Sie uns Sie bitte über die in Ziffer 9 „Kontaktinformationen für Ihre datenschutzrechtlichen Anfragen“ angegebenen Kontaktangaben.

Für bestimmte Länder außerhalb der Europäischen Union hat die Europäische Kommission entschieden, dass diese ein angemessenes Datenschutzniveau bieten (vgl. Art. 45 DSGVO). Eine Übersicht über diese Länder finden Sie hier.

7. Ihre Rechte

Sie können Kontakt zu uns aufnehmen (siehe Ziffer 9 „Kontaktinformationen für Ihre datenschutzrechtlichen Anfragen“), um eines der Rechte auszuüben, die Ihnen gemäß anwendbaren Datenschutzgesetzen zustehen. Hierzu gehören (1) das Recht auf Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten, (2) das Recht auf Berichtigung, (3) das Recht auf Löschung, (4) das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, (5), das Recht, eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten, (6) das Recht, der Verarbeitung zu widersprechen und, sofern Sie eine Einwilligung erteilt haben, diese zu widerrufen. In gewissen Fällen können diese Rechte eingeschränkt sein. Wir werden z.B. Ihr Ersuchen auf Auskunft ablehnen, wenn dies erforderlich ist, um die Rechte und Freiheiten anderer Personen zu schützen. Eine Löschung werden wir verweigern, wenn wir gesetzlich zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind. Das Recht auf Übertragbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten greift z.B. nicht, wenn Sie die entsprechenden Daten nicht selbst zur Verfügung gestellt haben oder wir die Daten nicht auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder zur Vertragserfüllung verarbeiten.

Wenn Sie Ihre Rechte ausüben möchten, richten Sie bitte eine entsprechende Anfrage an die in Ziffer 9 „Kontaktinformationen für Ihre datenschutzrechtlichen Anfragen“ angegeben Kontakte. Bitte beachten Sie, dass wir in diesem Fall ggf. zusätzliche Informationen zur Verifizierung Ihrer Identität benötigen. Ebenfalls haben Sie das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, D-40102 Düsseldorf/Germany, Telefon: +49 (0)211 384 240, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

Für Fragen, Anmerkungen oder Beschwerden in Zusammenhang mit diesen Datenschutzhinweisen können Sie uns jederzeit kontaktieren.

7.1     Recht auf Auskunft

Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogene Daten über Sie verarbeiten und sofern dies der Fall ist, eine Kopie der entsprechenden Daten anfordern. Wenn wir Ihrer Bitte nachkommen, werden wir Ihnen zusätzliche Information geben, z.B. nennen wir Ihnen den Zweck der Verarbeitung, die Kategorien der verarbeiteten Daten sowie alle weiteren Angaben, die Ihr Recht auf Auskunft erfüllen.

7.2     Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, die Berichtigung Ihrer Daten zu verlangen, sollten diese unrichtig oder unvollständig sein. Auf Ihr Ersuchen werden wir unrichtige personenbezogene Daten über Sie berichtigen und unter Berücksichtigung der Verarbeitungszwecke unvollständige Daten ergänzen, was auch eine zusätzliche Erklärung beinhalten kann.  

7.3     Recht auf Löschung

Ebenfalls haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, das heißt eine Löschung der Daten durch uns oder einen weiteren Verantwortlichen, an den wir diese Daten weitergegeben haben. Eine Löschung findet jedoch nur in bestimmten gesetzlich vorgeschriebenen Fällen statt, die in Art. 17 DGSVO aufgeführt sind. Dies ist z.B. der Fall, wenn Ihre personenbezogenen Daten für den ursprünglichen Verarbeitungszweck nicht mehr benötigt werden oder wenn die Verarbeitung unrechtmäßig erfolgt ist. Aufgrund der Einstellungen bestimmter interner Systeme, kann es einige Zeit dauern, bis auch Sicherungskopien gelöscht sind.

7.4     Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, was bedeutet, dass die Verarbeitung durch uns für eine gewisse Zeit ausgesetzt wird. Dies kann z.B. der Fall sein, wenn die Richtigkeit Ihrer Daten bestritten wurde, wir aber Zeit benötigen, um nachzuprüfen, ob die Daten richtig oder unrichtig sind. Dieses Recht hindert uns nicht daran, Ihre personenbezogenen Daten weiterhin zu speichern. Vor Aufhebung der Einschränkung werden wir Sie entsprechend informieren.

7.5     Recht auf Datenübertragbarkeit

Ihr Recht auf Datenübertragbarkeit beinhaltet, dass wir Ihnen Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zur Verfügung stellen sowie dass Sie, sofern technisch möglich, die betreffenden Daten unmittelbar an einen anderen Verantwortlichen übermitteln dürfen. Wenn wir von Ihnen eine entsprechende Anfrage erhalten und dies technisch möglich ist, werden wir Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar an den anderen Verantwortlichen weiterleiten.

7.6     Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, das heißt, Sie können verlangen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nicht länger verarbeiten. Dies trifft nur zu, wenn Rechtsgrundlage der Verarbeitung unser „berechtigtes Interesse“ (einschließlich Profiling) ist (siehe oben unter „Rechtsgrundlage“).

Sie haben das Recht, jederzeit und kostenfrei einer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke des Direktmarketings, einschließlich Profiling im Rahmen von Direktmarketing, zu widersprechen. Wenn Sie dieses Recht ausüben, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

8. Aktualisierung unserer Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise wurden zuletzt am 18. Mai 2018 aktualisiert und ersetzen unsere vorherigen Datenschutzhinweise. Wir werden diese Datenschutzhinweise von Zeit zu Zeit aktualisieren und Sie über Änderungen durch die Veröffentlichung der geänderten Version auf unserer Webseite informieren. Außerdem werden wir Sie per E-Mail  oder über unsere Apps vor Inkrafttreten der Änderungen informieren.

9. Kontaktinformationen für Ihre datenschutzrechtlichen Anfragen

Nikon GmbH
Tiefenbroicher Weg 25, 40472 Düsseldorf, Deutschland
datenschutz.de@nikon.com
0211 – 9414600

10. Anhang

ÜBERSICHT ÜBER DIE DATENVERARBEITUNGEN DURCH DIE NIKON GMBH IN DEUTSCHLAND

Verarbeitungsvorgang Kategorien betroffener Personen Kategorien personenbezogener Daten Besondere Kategorien personen-bezogener Daten Verarbeitungszweck Empfänger Aufbewahrungsfrist Weitere Erläuterungen und ggf. Quelle der personenbezogenen Daten
Kundenverwaltung und Auftragsbearbeitung Geschäftskunden (Händler und B2B-Geschäftskunden) Kundennummer, Unternehmen, Kundenname, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer, Auftragsnummer, Bestellhistorie, Kontodaten, Zahlungsbedingungen Verwaltung und Bearbeitung von Aufträgen, Lieferungen, Reklamationen, Zahlungen, Buchhaltung einschließlich Mahnwesen Nikon
Logistik: externe Diensteanbieter
Mahnwesen: Rechtsanwälte
Steuerzwecke: Steuerprüfer und Wirtschaftsprüfer (auf Anforderung)
10 Jahre Verwendetes Geschäftsverwaltungssystem ist SAP; für Lastschriftverfahren Elekon
Vertragsabwicklung Geschäftskunden (Händler) Kundennummer, Unternehmen, Name, evtl. Position, Anschrift, Kontaktdaten, Datum der Unterzeichnung, Geschäftsbedingungen, Beginn- und Enddatum des Vertrages, Vertragsart Verwaltung und Archivierung von Verträgen und Vertraulichkeitsvereinbarungen mit Händlern in elektronischer Form (PDF) und in Papierform (Originale) Nikon 10 Jahre Händlerkontakte bilden die Grundlage für Geschäftsbeziehungen
Händlerdatenbank (CRM) Geschäftskunden (Händler) Unternehmen, Name, Kontaktdaten, Kontakthistorie (Besucherberichte, Newsletter), Händlerzuordnung, Informationen über mögliche Werbematerialien Verwaltung Kundenbeziehung / Imaging. Die Händlerkontakte und dazugehörige Kontaktdaten sowie Besucherberichte von Verkaufsmitarbeitern werden in der Händlerdatenbank gespeichert. Nikon Inaktive Kontakte werden bei entsprechender Bestätigung umgehend gelöscht. Verwendetes IT-System: MS CRM
Werbeplaner Geschäftszweig Imaging Geschäftskunden (Händler) Kundennummer, Name, Anschrift, Produktinformationen, Informationen zu Werbemaßnahmen Online Planning Tool für Werbemaßnahmen in Imaging Nikon 2 Jahre
Auftragssystem für Händler Geschäftskunden (Händler) Unternehmen, Kundenname, Kontaktdaten, Nutzer-Tracking, Bestellhistorie Online-Plattform; Bestellsystem für Geschäftskunden (Händler) in Imaging-Abteilung Nikon 10 Jahre DealerNet-Daten werden mit SAP synchronisiert
Datenbank Bestandsbericht Geschäftskunden (Händler) Kundennummer, Name, Anschrift, Kontaktdaten, Produkte, Bestandswert Bestandsüberwachungs- und -berichtssystem für Händler und Verkäufe von Nikon Nikon
Händler
externe IT-Dienstleister
1 Jahr Externe IT-Dienstleister zum Hosten der Anwendung
Newsletter Händler Geschäftskunden (Händler) Namen der Kontaktpersonen beim Händler, E-Mail-Adressen Händler von Nikon werden per Newsletter-E-Mail über Produkte oder sonstige für die Geschäftsbeziehung relevante Themen informiert Nikon
externer IT-Dienstleister
1 Jahr Verwendetes IT-System: MS CRM
Verwaltung Kunden Geschäftsbereich Microscope Solutions Geschäftskunden Unternehmen, Institut, Name, Anschrift, Kontaktdaten, Preisangebot, Projektzuordnung (A bis E) je Preisangebot Erstellung und Verwaltung von Preisangeboten (vom Kunden angeforderte Preisangebote) und Vertragserfüllung Nikon 2 Jahre nach letztem Kontakt, sofern das Preisangebot nicht zum Vertragsschluss führt;
10 Jahre, wenn Preisangebot zum Vertragsschluss führt
Verwendetes IT-System: MS CRM
Link zu SAP (wenn Preisangebot in Auftrag mündet Synchronisation mit SAP)
Reparatur-Service Geschäftskunden, Endkunden, NPS-Mitglieder Reparatur-Service: Kundennummer, Kundenname, Anschrift, Kontaktdaten, Seriennummer des Produkts, Produktinformationen, Reparaturnummer, Ort der Reparatur (intern, extern), Name des Technikers, der die Reparatur durchführt

NPS-Mitglieder: Nikon-ID (sofern vorhanden), Steuernummer

Zahlungen: Kontodaten, Kreditkartendaten, EC-Karten-Daten (für bargeldlose Zahlung an die Reparaturstelle vor Ort), E-Mail (für Zahlung über Paypal), in Rechnung gestellter Betrag

Lieferung: Auftragsnummer von SAP oder Metrix, Gewicht, Versandnummer, evtl. Angabe zu Nachnahmesendungen und Rechnungsnummer
Verwaltung und Durchführung von Reparaturen durch eigene Reparaturwerkstatt, Vertragswerkstätten oder Subunternehmer
Vertragsabwicklung mit NPS-Mitgliedern
Verwaltung Reparaturdauer („Repair Service Time Management“) für eigenen Reparatur-Service und Subunternehmer
Bargeldlose Zahlung am Nikon Service-Desk mit EC-Karte, Kreditkarte oder über Paypal
Versand von reparierten Produkten an Kunden
Nikon
Vertragswerkstätten, Subunternehmer
externe IT-Dienstleister
Versandsoftware und externe Dienstleister (Logistik)
10 Jahre
3 Jahre für Daten in der Versand-Software
Verwendetes IT-System: Metrix;
Die Metrix-Daten werden für Zahlungsverkehr und Buchhaltung mit SAP synchronisiert
Die Anwendung Repair Service Time Management wird von externem IT-Dienstleister gehostet
Versandsoftware wird zum Druck von Versandetiketten mit Metrix und SAP synchronisiert
Online-Anmeldung Reparatur-Service Geschäftskunden, Endkunden, NPS-Mitglieder Name, Anschrift, Kontaktdaten, Produktinformationen, Produktseriennummern Durch Nutzung des Portals service.nikonrepair.eu können Kunden Ihre Imaging-Produkte zur Reparatur anmelden Nikon
Externer IT-Provider
7 Jahre Das Online-Portal service.nikonrepair.eu wird mit dem für Reparaturen verwendeten IT-System synchronisiert (Metrix)
IT-Anwendungen für Vertragswerkstätten Vertragswerkstätten Name, Login-Daten der Vertragswerkstatt Informationen über Preise und vorgenommene Reparaturen für Vertragswerkstätten Nikon
Vertragswerkstätten
Externe IT-Dienstleister
1 Jahr Externer IT-Dienstleister zum Hosten der Anwendung
IT-Anwendung für Subunternehmer für „Check & Clean“-Aktivitäten Subunternehmer Name, Login-Daten des Subunternehmers, Name des Nutzers, der den Check & Clean Auftrag im System erteilt hat Auftragsverwaltung für den NPS Reparatur-Service (Check & Clean) Nikon
Subunternehmer
Externe IT-Dienstleister
10 Jahre Externer IT-Dienstleister zum Hosten der Anwendung
Zusätzliche Garantien Endkunden Name, Anschrift, Produkt, Seriennummer, Händler, bei dem das Produkt gekauft wurde, Kaufdatum, Garantienummer (evtl. Kaufbeleg) Angebot einer verlängerten Garantie für bestimmte Produkte Nikon
Werbeagentur
Externer IT-Dienstleister
10 Jahre Werbeagentur wird in den Bedingungen für Teilnahme an einer Garantieverlängerung genannt
Leihgeräte Geschäftskunden, Endkunden, NPS-Mitglieder Name, Anschrift, ggf. Lieferadresse, Produkte, Leihbedingungen Verwaltung von kostenpflichtigem und nicht kostenpflichtigem Verleih von Imaging-Produkten, Dokumentation des Leihgeräte-Inventars Nikon 10 Jahre Verwendetes Business Management System: SAP
NPS Servicestellen: händischer Eintrag in Formulare; keine Erfassung im SAP-System; Leihformulare werden anschließend von der NPS-Servicestelle geschreddert
Nikon Store / Online-Shop Endkunden Name, Anschrift, Postleitzahl, E-Mail, Telefonnummer, erworbenes Produkt, UStID-Nummer. Keine Nikon Online Shop Nikon, Hybris, SAP 7 Jahre Kundenregistrierung
Kundenmanagement für Werbeaktivitäten Endkunden Name, Anschrift, Land, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Kontodaten, Kreditkartendaten, Workshops, Werbeaktivität einschl. Betrag, Fotowettbewerbe / Foto-Produkte Geburtsdatum Werbezwecke, wie z.B. Teilnahme an Gewinnspielen, Fotowettbewerben, Werbekampagnen; Service- und Supportanfragen von Kunden (ohne Reparaturanmeldung); Anmeldung zu Foto-Workshops oder Foto-Events und/oder Test & Try Angeboten; Newsletter zu neuen Produkten, Werbemaßnahmen, Events usw. Nikon
Werbeagenturen Externe
IT-Dienstleister
Bei Abmeldung durch Kunden oder 2 Jahre nach letztem Kontakt
Cash Back für Nikon Imaging-Produkte Endkunden Name, Produkt, Kontodaten Verwaltung und Durchführung von Cash Back Werbeaktionen Nikon
Werbeagentur
Externer IT-Dienstleister
10 Jahre
Webanalyse Nutzer Nutzerdaten Die Analyse der Nutzungshäufigkeit hilft Nikon zu erkennen, welche Seiten des Internetauftritts für Nutzer interessant sind. Neben der durchschnittlichen Verweildauer wird auch der wiederholte Aufruf der Webseite erfasst. Nikon
Externer IT-Diensteanbieter
7 Tage
NPS Management NPS-Mitglieder Name, Anschrift, Kontaktdaten, Nikon ID (sofern vorhanden), Gültigkeitsdaten der NPS-Mitgliedskarte, Kundennummer Metrix, Datum der Beantragung/Bestätigung, Geschäftsbereich, selbstständig ja/nein, Geburtsdatum, Produkte, Produktseriennummern, Nutzername und Log-in (für Datenbank zur Selbstanmeldung), Informationen über besuchte NPS Workshops/Veranstaltungen Geburtsdatum Verwaltung der NPS-Mitgliedschaft: Kundenverwaltung, Selbstverwaltung, Vertragsdurchführung, Versand Newsletter, Versand Nikon Pro Magazine. Durchführung anonymisierter Online-Umfragen bzgl. NPS Veranstaltungen/Workshops Nikon
NPS-Mitglieder
Vertragswerkstätten (Service)
Externe IT-Diensteanbieter
Externe Dienstleister (Logistik)
bei Beendigung der NPS-Mitgliedschaft
1 Jahr für anonymisierte Online-Umfragen
Das Nikon Pro Magazine wird dreimal jährlich im Rahmen des NPS-Mitgliederprogramms an die NPS-Mitglieder versandt
Datenschutzmanagement: Anfragen von betroffenen Personen und Aufsichtsbehörden Geschäftskunden, Endkunden, Behörden Name, Kontaktdaten, Informationen und Daten zum jeweiligen Thema Je nach Fall Der DSB ist Ansprechpartner für datenschutzrechtliche Themen und Behörden. Gemäß deutschen Gesetzen muss ein DSB bestellt werden. Datenschutzbeauftragter (DSB)
Behörden
3 Jahre
Online-Banking (Zahlungseingang, Zahlungen) Geschäftskunden, Endkunden, Lieferanten und Dienstleister Name, Anschrift, Kontodaten, Zahlungsgrund, Betrag, Rechnungsnummer Online-Banking für Zahlungsempfänge und Zahlung von Rechnungen etc. Nikon
Bank von Nikon
Bank des Zahlungsempfängers
10 Jahre Elekon für Lastschriftverfahren
Besucherliste (Firmensitz Nikon) Besucher des Firmensitzes von Nikon Datum des Besuchs, Name des Besuchers, Name des Ansprechpartners bei Nikon, Unterschrift des Besuchers, Uhrzeiten des Besuchs (von bis) Aus Gründen der Sicherheit: Übersicht über externe Besucher am Firmensitz von Nikon; auch benötigt bei Notfällen und Evakuierungen (z.B. im Brandfall) Nikon
Feuerwehr (im Falle einer Evakuierung)
1 Jahr
Kontaktdaten von Geschäftspartnern, Lieferanten, Dienstleister Lieferanten, Dienstleister, Geschäftspartner, Redakteure, Influencer, Fotografen Unternehmen, Name, Anschrift, Kontaktdaten, Internet, Webseite, Blog, Steuernummer, Kontodaten, unterzeichnete vertragliche Vereinbarungen, Informationen zu AGB, ggf. Historie bzgl. Teilnahme an Veranstaltungen von Nikon Übersicht über aktuelle oder potenzielle Geschäftspartner, Lieferanten und Dienstleister von Nikon: Vertragsabwicklung, Erhalt von Kostenvoranschlägen, Versand von Grußkarten (z.B. Weihnachtskarten), Einladungen zu Veranstaltungen, Konferenzen, Messen, Geschäftskorrespondenz Nikon
Werbeagenturen
Inaktive Kontakte werden bei entsprechender Bestätigung umgehend gelöscht.
File Share Server Externe Nutzer dieser Funktion, für die Nikon ein Nutzerkonto eingerichtet hat (z.B. Lieferanten, Kunden) Name, externer Nutzer, E-Mail-Adresse des externen Nutzers, ggf. sonstige Daten in gemeinsam genutzten Dateien Zur gemeinsamen internen oder externen Nutzung (z.B. mit Kunden, Dienstleistern usw.) von vertraulichen oder umfangreichen Dateien, die möglicherweise personenbezogene Daten, Geschäfts- oder Produktinformationen enthalten, wird das Secure File Transfer Tool verwendet (Tool für die sichere Übermittlung von Dateien) Nikon
Externe Nutzer
Externe IT-Diensteanbieter
Nutzerkonto: 6 Monate nach Abmeldung Externe IT-Dienstleister zum Hosten der Anwendung