WENN KUNDEN NICHT ZAHLEN – SO KOMMT IHR AN EUER GELD

Mittwoch, 29. September 2021

Wer bestellt, der zahlt. So sollte es sein und ist es zum Glück auch in den meisten Fällen. Hin und wieder lässt die Zahlungsmoral eines Kunden jedoch zu wünschen übrig. Hier erfahrt ihr, was ihr in solchen Fällen am besten unternehmt. Die meisten Auftraggeber zahlen Rechnungen pünktlich. Doch ab und zu gibt es auch einen, der in Verzug gerät. Dafür kann es viele Ursachen geben. Vielleicht ist die Rechnung in Vergessenheit geraten oder im Spam-Ordner gelandet. Oder der Kunde weigert sich schlichtweg, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen und vertröstet euch immer wieder aufs Neue. Im Folgenden geben wir euch Tipps, wie ihr in den verschiedenen Situationen trotzdem an euer wohlverdientes Honorar kommt.

Kunden an Zahlung erinnern – das solltet ihr tun

Wenn eine Zahlung über die Fälligkeit (max. 30 Tage) ausbleibt, erinnert den Kunden daran, die noch offene Rechnung zu begleichen. Da ihr die Gründe nicht wissen könnt, empfiehlt es sich, zunächst davon auszugehen, dass euer Forderungsschreiben irgendwo verloren gegangen ist oder der Kunde es einfach übersehen hat. Nehmt daher möglichst bald Kontakt auf und fragt freundlich nach, ob die Rechnung überhaupt angekommen ist. Checkt vorsichtshalber vorher, ob alle Angaben richtig sind. Vielleicht hat der Kunde bereits gezahlt, aber auf das falsche Bankkonto. Ist die Rechnung korrekt und auch angekommen, versucht herauszufinden, wieso die Forderung bislang noch nicht beglichen wurde.

Warum ist die Rechnung offen?

Hier gibt es zwei mögliche Antworten: Entweder der Kunde hat gerade kein Geld. Oder er ist mit eurer Forderung nicht einverstanden. In beiden Fällen ist ein klärendes Gespräch hilfreich. Fehlt es vorübergehend an Liquidität, könnt ihr eine Ratenzahlung oder einen Zahlungsaufschub vereinbaren. Das mag zwar auf den ersten Blick für euch wenig attraktiv erscheinen, aber es ist immer noch besser, als gar kein Geld zu bekommen. Am besten fragt ihr den Kunden, wie er die Rückzahlung regeln möchte. Die Chance, selbst einen Vorschlag zu unterbreiten, mindert den Druck bei eurem Gegenüber und wirkt sich oftmals positiv auf die Zahlungsmoral aus. Ist der Kunde unzufrieden mit eurer Leistung und verweigert deswegen die Zahlung, solltet ihr ebenfalls das persönliche Gespräch suchen. Verwickelt euch dabei nicht in Diskussionen, wer Recht hat. Das führt meist nur zu einer Eskalation. Die Frage ist hier vielmehr, wie es gelingt, die Geschäftsbeziehung wieder auf eine positive Grundlage zu stellen. Ein verlorener Kunde bringt euch im Zweifel weniger als das Geld auf dem Konto. Deshalb lotet zunächst für euch aus, ob ihr die Situation nicht nutzen könnt, um die Verbindung mit dem Kunden zu festigen. Vielleicht hilft schon ein kleines Entgegenkommen, um die Zusammenarbeit für die nächsten Jahre zu sichern.

Wann ist es Zeit für eine Mahnung?

Manchmal laufen alle Bemühungen, die Situation einvernehmlich zu lösen, ins Leere. Dann bleibt als letzter Ausweg das klassische Mahnverfahren – im schlimmsten Fall bis vor Gericht. Rein rechtlich gesehen braucht es gar keine Mahnung, sobald der Kunde im Verzug ist. Selbst wenn ihr kein konkretes Zahlungsziel genannt habt, gilt die gesetzliche Zahlungsfrist und die Rechnung wird „sofort“ fällig. Der Kunde hat laut Gesetz nach Fälligkeit aber noch 30 Tage Zeit, die Forderung zu begleichen. Spätestens nach 30 Tagen solltet ihr also auf die offene Rechnung hinweisen. Auch hier gilt: Formuliert die erste Erinnerung freundlich, vielleicht sogar humorvoll (je nachdem, ob eure Beziehung zu dem Auftraggeber dies zulässt). Wichtig ist aber, dass ihr euch in dem Schreiben ausdrücklich auf die Rechnung (mit Datum und Rechnungsnummer) bezieht, den Rechnungsbetrag nennt und eine Frist von höchstens einer Woche (mit konkretem Datum) setzt.

Bleibt die Zahlung weiterhin aus, könnt ihr eine etwas schärfer formulierte, aber im Ton sachliche Mahnung verschicken. Darin nehmt ihr wiederum Bezug auf eure Zahlungserinnerung und setzt eine letzte Frist (max. 1 Woche). Außerdem nennt ihr nochmals den angemahnten Rechnungsbetrag und kündigt an, dass ihr euch vorbehaltet, zwischenzeitlich anfallende Verzugszinsen (Verbraucher 4,12 %, Firmenkunden 8,12 %) zu berechnen. Außerdem verweist ihr jetzt darauf, dass ihr, falls die Zahlung nicht innerhalb der Frist erfolgt, „ohne weitere Ankündigung“ einen Rechtsanwalt beauftragen werdet, wodurch weitere Mehrkosten entstehen.

Auf die harte Tour – das gerichtliche Mahnverfahren

In den meisten Fällen werden die Kunden spätestens nach der zweiten Mahnung zahlen. Falls nicht, könnt ihr das gerichtliche Mahnverfahren starten. Dazu braucht ihr keinen Anwalt, sondern könnt ein entsprechendes Antragsformular beim zuständigen Mahngericht herunterladen. Das müsst ihr ausfüllen und einsenden. Das Gericht prüft euren Antrag und schickt dann einen Mahnbescheid. Die Kosten dafür müsst ihr zunächst vorstrecken, könnt sie aber zusätzlich zu den Verzugszinsen auf den fälligen Rechnungsbetrag aufschlagen. Zahlt der säumige Kunde jetzt, ist die Sache erledigt. Falls er den Mahnbescheid ignoriert, könnt ihr das Verfahren bis zur Zwangsvollstreckung weiterführen. Das Ganze wird sich über einige Wochen und Monate hinziehen, da immer wieder bestimmte Fristen abzuwarten sind. Legt der Kunde Widerspruch gegen den Mahnbescheid ein, müsst ihr entscheiden, ob ihr ein Klageverfahren einleitet, das letztlich zu einer Gerichtsverhandlung führt.

Welche Alternativen gibt es zum Mahnverfahren?

Ein Mahnverfahren, das immer eine gewisse Belastung darstellt, lohnt sich nicht in jedem Fall. Wenn es nur um wenig Geld geht, ist es manchmal sinnvoller, die Sache einfach abzuhaken und nach vorne zu schauen. Bedroht es allerdings die eigene Existenz oder seid ihr einem Betrüger aufgesessen, dann scheut diesen Aufwand nicht. Wenn euch alles zu viel wird, beauftragt einen Anwalt oder ein seriöses Inkassobüro, das ihr an dessen Mitgliedschaft im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen erkennt. Darüber hinaus habt ihr die Möglichkeit, eure Forderung gegen Gebühr an einen Factoring-Dienstleister zu verkaufen. Der Vorteil: Ihr habt sofort 60 bis 80 Prozent der ausstehenden Summe auf eurem Konto, was euch Liquidität verschafft. Die bessere Alternative zum Mahnverfahren ist jedoch, schon von vornherein ein straffes „Zahlungsmanagement“ zu verfolgen. Das beginnt mit einem Fotografenvertrag, in dem klare Zahlungsziele und gegebenenfalls auch die Zahlung einer „Terminreservierungs-Pauschale“ oder ähnlicher Vorauszahlungen vereinbart sind. Zudem solltet ihr Rechnungen immer zeitnah verschicken und bei Zahlungsverzug am Ball bleiben. Das Wichtigste ist allerdings, die ganze Sache möglichst „sportlich“ zu sehen. Überkochende Emotionen oder Rechthaberei sind beim Eintreiben von offenen Forderungen kontraproduktiv.

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