VERTRÄGE MIT KUNDEN – DAS SOLLTE DRINSTEHEN

Montag, 27. September 2021

Auch wenn es anfangs schwerfällt, es gibt viele Gründe, die eigenen Jobs vertraglich zu regeln. Diese fünf Dinge sollten in keinem Fotografenvertrag fehlen. Niemand wird Fotograf, weil er sich gerne mit Papierkram und Verträgen befasst. Trotzdem solltet ihr euch ein paar Gedanken machen, wie ihr die Geschäftsbeziehung zu euren Auftraggebern regelt. In vielen Fällen mag das überflüssig erscheinen, weil alles gut läuft. In anderen Situationen jedoch kann ein guter Vertrag euch das Honorar oder sogar vielleicht die eigene Existenz retten. Hier sind fünf Tipps, wie ihr das Thema Fotografenverträge in der Praxis handhaben könnt.

Um Missverständnissen und späteren Reklamationen des Kunden vorzubeugen, ist es grundsätzlich ratsam, dass alle Eckdaten eines Auftrags schriftlich festgehalten werden. Dazu gehört eine Beschreibung des zu erstellenden Werkes ebenso wie eine Klärung der Frage, was mit den Rohdaten passiert. Außerdem solltet ihr festlegen, was im Fall einer Stornierung passiert und wie die Zahlungsmodalitäten aussehen. Mehr zu den einzelnen Aspekten unten. Keine Sorge, der Aufwand hält sich in Grenzen. 

Viele Punkte lassen sich zum Beispiel in Form von AGBs oder standardisierten Angeboten einmal definieren und dann immer wieder nutzen. Damit euch das Erstellen der Verträge nicht jedes Mal viel Zeit und Nerven raubt, empfehlen auf Urheber- und Medienrecht spezialisierte Fachanwälte wie Sebastian Deubelli aus Landshut, sich einen standardisierten Ablauf auszuarbeiten. Es lohnt sich in der Regel, dies zusammen mit dem Rechtsanwalt eures Vertrauens zu tun. Das kostet zwar etwas, aber ihr seid dann rechtlich auf der sicheren Seite. Die folgenden fünf Punkte sollten in jedem Fotografenvertrag enthalten sein. Wie ausführlich ihr sie ausführt und welche Ergänzungen für euren speziellen Fall sinnvoll sind, besprecht ihr am besten mit dem Rechtsberater.

1. Beschreibung des zu erstellenden Werks

„So habe ich mir das aber nicht vorgestellt …“ Habt ihr diesen Satz von einem Auftraggeber schon einmal gehört? Falls ja, dann werdet ihr um die Bedeutung wissen, die Erwartungen des Kunden im Vorfeld bis ins Detail zu besprechen. Klärt gemeinsam, welche Art von Fotos gewünscht sind und wie viele Fotos ihr später abliefert. Da gerade private Auftraggeber meist wenig Erfahrung mit professionellen Fotografen haben, (er)klärt ihr hier lieber mehr als zu wenig. Zeigt im Rahmen des persönlichen Vorgesprächs zum Beispiel exemplarische Arbeiten, die ihr für andere Kunden erstellt habt. So bekommt der Kunde einen Eindruck davon, was ihn erwartet. Möglicherweise werdet ihr dabei schon feststellen, dass eure Vorstellungen einfach zu unterschiedlich sind. Dann nehmt besser Abstand von einem ungeliebten Auftrag, mit dem ihr euch ohnehin nur Ärger einhandeln würdet. Je früher ihr das erkennt, desto besser. Im anderen Fall werdet ihr vielleicht feststellen, dass die Chemie stimmt, und habt somit die Chance, die Zusammenarbeit von vornherein auf ein vertrauensvolles Fundament zu setzen.

2. Stornierung und Anzahlung

Nicht nur in Krisenzeiten ein wichtiger Punkt: Trefft eine klare Regelung, unter welchen Bedingungen der Auftrag vom Kunden zurückgezogen werden kann. Nichts ist ärgerlicher als beispielsweise eine Hochzeit oder eine Katalogproduktion, die im letzten Moment platzt. Leider kommt das aus den unterschiedlichsten Gründen immer wieder vor. Deshalb: Besprecht das Thema „Stornierung“ mit dem Auftraggeber, und haltet die Vereinbarung schriftlich fest. Dabei ist es nur fair, wenn im Fall einer kurzfristigen Absage zumindest eine Teilzahlung fällig wird. Eine gute Möglichkeit, dies zu regeln, kann etwa eine „Terminreservierungs-Pauschale“ sein, die im Fall einer Stornierung bei euch verbleibt. So minimiert ihr euer Risiko und unterstreicht zugleich die Verbindlichkeit der Buchung.

3. Datenspeicherung und Herausgabe der Rohdaten

Im Rahmen des aktuellen Datenschutzrechts seid ihr verpflichtet, eure Kunden darüber zu informieren, wie lange ihr die Bilddaten speichert. Hier bietet es sich an, gleich auch eine Vereinbarung für den Fall zu treffen, dass der Kunde die Daten später erneut anfordert. Da dies immer auch einen Zeitaufwand für Euch bedeutet, könntet ihr schon im Vorhinein eine entsprechende Servicegebühr vereinbaren.

4. Zahlungsmodalitäten und Haftung

Damit die Zahlung später zügig erfolgt, regelt ihr am besten auch die Zahlungsmodalitäten schon im Vorfeld. Die Vereinbarung hierzu muss sich nicht auf ein Zahlungsziel beschränken, sondern sollte auch die oben erwähnte Terminreservierungs-Pauschale beinhalten. Legt genau fest, bis zu welchem Stichtag wie viel Prozent der vereinbarten Summe gezahlt werden müssen und wann die letzte Teilzahlung fällig wird. In diesem Zusammenhang ist es empfehlenswert, auch gleich einen Haftungsausschluss beizufügen. Es kommt immer mal wieder vor, dass sich ein Kunde auf angebliche Mängel beruft und die Zahlung verweigert. In diesem Fall ist es ratsam, sich zuerst mit seinem Anwalt in Verbindung zu setzen, denn in vielen Fällen sind die Mängelanzeigen nicht konkret gefasst und damit unwirksam.

5. Nutzungsrechte und Namensnennung

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Klärung von Nutzungsrechten. Hier gilt es festzulegen, für welchen Zweck die Bilder vom Kunden später verwendet werden dürfen. So könnt ihr beispielsweise die Nutzung von Hochzeitsbildern in einem Fotobuch, das an die Gäste verschickt wird, und die Verwendung in den Social-Media-Kanälen gestatten. Die Nutzung durch Dritte, beispielsweise die Unterlizensierung an ein Magazin oder eine Werbeagentur, schließt ihr hingegen besser von vornherein ausdrücklich aus. Weist in diesem Zusammenhang auch darauf hin, dass euer Name bei jeder Verwendung genannt werden muss.

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